Templates im Überblick

Das Wichtigste in Kürze

Templates sind vorgefertigte Bot-Konfigurationen mit passendem Prompt. Du wählst sie im Quick-Start-Wizard aus – die Eingaben aus dem Wizard (Firmenname, Beschreibung, Tonalität …) werden automatisch ins Template eingebaut. Im Bot-Editor lässt sich anschließend alles weiter anpassen.

Voraussetzungen

• Du legst gerade einen neuen Bot über den Quick-Start-Wizard an.

Die drei Templates

1. Intelligenter Anrufbeantworter

Was er macht: Begrüßt den Anrufer, fragt nach dem Anliegen und nimmt dieses strukturiert auf. Nach dem Anruf erhältst Du die Gesprächs­zusammen­fassung per E-Mail oder SMS.

Wann passt er?

• Du möchtest verpasste Anrufe nicht mehr verpassen.
• Anrufer sollen ihr Anliegen schildern, ohne in der Warteschleife zu hängen.
• Du oder Dein Team meldet sich später zurück.

Typische Beispiele:

• Außerhalb der Geschäftszeiten oder bei Über­last als Backup.
• Einzelunternehmen, die nicht ständig ans Telefon können (Handwerk, Beratung).

2. Termin-Assistent

Was er macht: Nimmt Termin­wünsche entgegen. Der Bot fragt intelligent abhängig von Deiner Firmen­beschreibung die richtigen Informationen ab.

Beispiele:

• Restaurant: Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Name.
• Friseur: Datum, gewünschte Leistung (Schnitt, Färben …), Name.
• Praxis: Datum, Grund des Besuchs, gesetzlich/privat, Name.

Wann passt er?

• Termin­buchung ist Dein häufigster Anrufgrund.
• Du willst Anfragen sauber strukturiert ans Team übergeben.

Wichtig: Standardmäßig nimmt der Bot den Wunsch­termin auf. Eine direkte Buchung im Kalender (z. B. Cal.com, HubSpot, eigene Software) ist über eine Integration möglich – siehe MCP & individuelle Integrationen.

3. Virtuelle Telefonzentrale

Was sie macht: Begrüßt den Anrufer, versteht das Anliegen und leitet das Gespräch an die passende Person oder Abteilung weiter.

Wann passt sie?

• Mehrere Ansprech­personen / Abteilungen.
• Anrufer sollen nicht durch ein starres „Drücken Sie die 1”-Menü.
• Vor der Weiterleitung möchtest Du das Anliegen vorqualifizieren.

Wichtig: Die einzelnen Weiterleitungs­ziele richtest Du nach dem Wizard separat ein – im Tab Live-Aktionen. Erst dann weiß der Bot, wohin er weiterleiten soll. Anleitung: Live-Aktionen – Einführung.

Was steckt im Template?

Jedes Template bringt mit:

• Einen vorgefertigten Prompt, in den Deine Wizard-Eingaben (Firmenname, Beschreibung, Tonalität, Begrüßung) automatisch eingebaut werden.
• Eine sinnvolle Default-Gesprächs­führung für den jeweiligen Use Case.

Du findest den Prompt nach Wizard-Abschluss im Bot-Editor und kannst ihn dort beliebig erweitern – z. B. um zusätzliche Regeln, Mehrsprachigkeit oder Sonderfälle.

Best Practices

• Klein anfangen. Starte mit dem Anrufbeantworter, auch wenn Du langfristig Richtung Telefonzentrale willst. So lernst Du die Plattform, ohne Dich zu verzetteln.
• Erst Template, dann erweitern. Erweitere den Prompt schrittweise – nach jedem Testanruf eine kleine Anpassung.
• Template später wechseln? Eher selten nötig. Wenn Du einen ganz anderen Use Case brauchst, leg lieber einen zweiten Bot an.

Nächster Schritt

Sobald der Wizard durch ist: Telefonnummer reservieren und ersten Testanruf starten.