Quick-Start-Wizard: Dein erster Bot

Das Wichtigste in Kürze

Mit dem Quick-Start-Wizard erstellst Du in wenigen Minuten einen kompletten Voicebot. Du beantwortest ein paar Fragen, wählst ein Template – und der Bot ist anschließend startklar. Alle Eingaben aus dem Wizard kannst Du später im Bot-Editor weiter verfeinern.

Voraussetzungen

• Aktiver Callbert-Account.

Die Schritte im Wizard

1. Bot-Name

Ein Name nur für die interne Verwaltung. Hilft Dir, mehrere Bots auseinander­zuhalten (z. B. „Praxis München – Anrufbeantworter”).

Der Bot-Name ist nicht Teil der Bot-Konfiguration und wird im Gespräch nicht verwendet.

2. Firmenname

Der offizielle Name Deines Unternehmens, wie ihn der Bot im Gespräch nennen soll.

3. Firmenbeschreibung

Hier präsentierst Du Dein Unternehmen, damit der Bot passend auf Fragen zur Firma antworten kann. Je klarer und kompakter die Beschreibung, desto besser die Antworten.

Gute Firmen­beschreibung enthält:

• Was Du anbietest (Dienst­leistungen / Produkte)
• Für wen (Zielgruppe)
• Wichtige Eckdaten (z. B. Öffnungszeiten, Standorte)
• Eventuell Besonderheiten (z. B. „Kassen- und Privatpraxis”)

Beispiel (gut):

„Friseursalon „Schnittstelle” in München-Schwabing. Wir machen Damen-, Herren- und Kinderhaarschnitte, Färbungen und Hochzeits-Stylings. Öffnungszeiten Di–Sa 9–18 Uhr, Montag Ruhetag. Terminbuchung nur telefonisch oder per Online-Kalender.”

Beispiel (zu vage):

„Wir sind ein cooler Friseur.”

4. Sprache

Die Standardsprache des Bots. In dieser Sprache begrüßt der Bot und antwortet, solange nichts anderes vereinbart ist.

Mehrsprachigkeit: Du kannst dem Bot später im Prompt sagen, dass er zusätzlich andere Sprachen sprechen soll, falls der Anrufer z. B. kein Deutsch spricht. Mehr dazu in Stimme & Sprache.

5. Tonalität

Das Wording, das der Bot verwendet. Drei Stile zur Auswahl:

• Professionell – sachlich, fokussiert, ideal für Kanzleien, Praxen, Versicherungen.
• Freundlich – herzlich, alltags­tauglich, für die meisten Use Cases passend.
• Enthusiastisch – energisch, sales-orientiert, für jüngere Marken & Promo-Themen.

Pro-Tipp: „Freundlich” ist für 80 % der Use Cases die richtige Wahl. „Enthusiastisch” funktioniert nur, wenn es zur Marke passt – sonst wirkt es schnell aufgesetzt.

6. Begrüßungs­nachricht

Der allererste Satz, den jeder Anrufer hört.

Pflicht-Hinweis: Mach immer transparent, dass es sich um einen Bot handelt – z. B. „digitaler Assistent”, „Voicebot” oder „KI-Assistent”. Das schafft Vertrauen und ist rechtlich auf der sicheren Seite.

Beispiel:

„Schönen guten Tag, hier ist der digitale Assistent von Friseursalon Schnittstelle. Wie kann ich Ihnen helfen?”

Mehr Beispiele und Best Practices: Begrüßung schreiben.

7. Stimme

Wähle die Stimme, mit der der Bot spricht. Du kannst die Stimmen im Wizard direkt probehören. Achte darauf, dass die Stimme zu Tonalität und Zielgruppe passt.

8. Gesprächsverhalten

Drei Schalter steuern, wie sich der Bot im Gespräch verhält:

• Unterbrechungen erlauben (empfohlen) – Anrufer können dem Bot ins Wort fallen. Das wirkt natürlich, wie ein echtes Telefonat.
• Begrüßung unterbrechbar (nicht empfohlen) – Die initiale Begrüßung lässt sich abbrechen. In der Regel willst Du, dass der Hinweis „digitaler Assistent” vollständig gesagt wird.
• Hintergrund­geräusch – Dezente Callcenter-Geräusche im Hintergrund. Füllt kurze Sprech­pausen, sodass sich Stille natürlicher anfühlt.

Details und Tipps: Gesprächsverhalten.

9. Template auswählen

Statt bei Null anzufangen, wählst Du ein passendes Template. Der Prompt ist vorbereitet und nutzt Deine Wizard-Eingaben.

• Intelligenter Anrufbeantworter – nimmt das Anliegen vom Anrufer auf.
• Termin-Assistent – nimmt Termin­wünsche entgegen. Fragt abhängig von Deiner Firmen­beschreibung intelligent nach (z. B. beim Restaurant nach Uhrzeit und Personenzahl).
• Virtuelle Telefonzentrale – leitet Anrufe an die richtige Person weiter.

Wichtig bei der Telefonzentrale: Die Weiterleitungs­ziele richtest Du anschließend separat im Tab Live-Aktionen ein. Mehr dazu: Live-Aktionen.

Mehr zu den Templates: Templates im Überblick.

10. Benachrichtigungen

Lege fest, wie Du nach einem Anruf informiert werden möchtest – per E-Mail oder SMS mit einer Gesprächs­zusammen­fassung. Später kannst Du diese Benachrichtigungen erweitern, z. B. um Webhooks (automatisierte Datenübergabe an andere Systeme wie ein CRM) oder um bedingte Benachrichtigungen (nur auslösen, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist). Mehr dazu: Benachrichtigungen.

Was nach dem Wizard passiert

1. Der Bot ist angelegt und in der Übersicht sichtbar.
2. In der Bot-Übersicht kannst Du jetzt direkt eine Telefonnummer reservieren (Anleitung).
3. Alle Wizard-Eingaben landen vorbefüllt im Bot-Editor, wo Du sie weiter anpassen kannst.
4. Im Bot-Editor liegt außerdem der Prompt des gewählten Templates – mit allen Wizard-Inhalten zusammengeführt.

Best Practices

• Erst Wizard, dann Editor. Lass den Bot zuerst vom Wizard zusammenbauen und feile dann im Editor an Details.
• Mach immer einen Testanruf. Vor dem Echtbetrieb. Aus dem Anhören lernst Du in 2 Minuten mehr als aus 30 Minuten Lesen.
• Sei realistisch bei der Firmen­beschreibung. Was nicht drin steht, kann der Bot nicht wissen.

Troubleshooting

• „Der Bot spricht die falsche Sprache.” → Standardsprache im Wizard / Editor prüfen. Für Mehrsprachigkeit braucht es eine Regel im Prompt (Stimme & Sprache).
• „Der Bot erfindet Öffnungszeiten.” → Die Firmen­beschreibung bzw. der Prompt enthält die Information nicht klar genug. Konkret hinterlegen.
• „Der Bot fällt mir ins Wort / wartet zu lange.” → Schalter Unterbrechungen erlauben in der Übersicht prüfen.

Nächster Schritt

Reserviere eine Telefonnummer oder springe in den Bot-Editor, um den Prompt zu verfeinern.