E-Mail-Benachrichtigungen

Das Wichtigste in Kürze

E-Mails gehen immer an feste Empfänger, die Du in der Benachrichtigung hinterlegst. Inhalt und Struktur erzeugt der Bot aus dem Gespräch – per Prompt steuerst Du, was drin steht und wie es formatiert ist.

Voraussetzungen

• Bot ist angelegt; Tab Benachrichtigungen geöffnet.

Was Du einstellst

• Empfänger – eine oder mehrere feste E-Mail-Adressen.
• Zeitpunkt – vor oder nach dem Gespräch (Standard: nach dem Gespräch).
• Prompt – legt Inhalt und Struktur der E-Mail fest. Ein Standard-Prompt ist als Default hinterlegt.
• (Optional) Bedingung – nur Post-Call: Hook nur ausführen, wenn z. B. der Anrufer einen Termin wünscht. Mehr dazu: Bedingte Benachrichtigungen.

Dynamische Empfänger (z. B. „die E-Mail aus dem Gespräch”) sind über die normale E-Mail-Funktion nicht möglich. Dafür gibt es den Weg über Mailversand-Dienste wie Mailjet via Webhook – siehe Webhooks.

Strukturierung – Pflicht im Prompt

Ohne klare Anweisung schreibt der Bot häufig einen Fließtext-Block ohne Absätze. Sag ihm explizit, wie die Mail aussehen soll.

Beispiel-Prompt-Block:

Schreibe eine Gesprächs­zusammen­fassung an unser Team.
Format:
- Betreffzeile (kurz, prägnant, max. 60 Zeichen)
- Absatz 1: Anliegen des Anrufers (1–2 Sätze)
- Absatz 2: Erfasste Daten (Aufzählung)
  - Name:
  - Telefon:
  - Termin­wunsch:
  - Sonstige Notizen:
- Absatz 3: Empfohlene nächste Schritte
Nutze klare Absätze und ggf. Aufzählungs­zeichen.

Typische Use Cases

• Gesprächs­zusammen­fassung ans Team (häufigster Use Case).
• Lead-Benachrichtigung an den Vertrieb.
• Interne Eskalation bei bestimmten Themen (z. B. Beschwerden) – ggf. bedingt.

Best Practices

• Eine Mail pro Zweck. Wenn Du sowohl Vertrieb als auch Support informieren willst, leg zwei Hooks an – mit jeweils passendem Prompt.
• Halte die Betreff­zeile konsistent. So lassen sich Mails leicht filtern (z. B. „Callbert: Termin­wunsch …”).
• Teste mit echten Adressen. Sieht die Mail in Outlook / Gmail noch gut aus?

Troubleshooting

• „Die Mail ist ein riesiger Fließtext.” → Strukturierungs-Anweisungen im Prompt ergänzen.
• „Felder fehlen.” → Im Prompt explizit auflisten („Falls eine Information nicht erfasst wurde, schreibe ‚nicht erfasst’.”).
• „Empfänger ändert sich pro Anrufer.” → Über Webhook + Mailversand-Dienst (z. B. Mailjet) lösen.

Nächster Schritt

Wenn Du den Anrufer selbst benachrichtigen willst: SMS-Benachrichtigungen.