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Bot an Deine Telefonanlage anbinden

Das Wichtigste in Kürze

Damit Anrufe auf Deine bestehende Geschäftsnummer beim Bot landen, richtest Du in Deiner Telefonanlage eine Rufweiter­leitung auf Deine Callbert-Nummer ein. Fertig. Wichtig dabei: Der Anruf sollte in HD-Qualität (Codec G.722 oder vergleichbar) übergeben werden – das hat großen Einfluss auf die Verständlichkeit.

Voraussetzungen

  • Du hast eine Callbert-Nummer reserviert (Anleitung).
  • Du hast Zugriff auf die Konfiguration Deiner Telefonanlage (oder kennst jemanden, der Dir hilft).

Das Prinzip in zwei Sätzen

Deine bestehende Rufnummer bleibt Deine Rufnummer. Du sagst Deiner Telefon­anlage einfach: „Wenn ein Anruf reinkommt, leite ihn auf folgende Callbert-Nummer um.” Der Anrufer merkt davon nichts – er ruft Deine bekannte Nummer an und landet beim Bot.

Schritt-für-Schritt

  1. Öffne die Verwaltung Deiner Telefonanlage (z. B. Web-Interface, Admin-Portal).
  2. Suche die Funktion „Rufweiter­leitung” / „Call Forwarding”.
  3. Lege fest, welche Nummer weitergeleitet wird (Deine Hauptnummer oder ein einzelner Anschluss).
  4. Trage als Ziel Deine Callbert-Nummer ein.
  5. Wähle die Art der Weiterleitung:
    • Sofort (immer, ab dem ersten Klingeln) – der Bot geht immer ran.
    • Bei Nichterreichbarkeit – der Bot übernimmt, wenn niemand abnimmt.
    • Bei Besetzt / nach X Sekunden – als Backup zum bestehenden Team.
  6. Speichern. Ein Testanruf von einem externen Handy zeigt, ob alles greift.

HD-Qualität prüfen (wichtig!)

Voicebots sind nur so gut wie das Audio, das bei ihnen ankommt. Standard-Telefonie (Codec G.711) klingt für den Bot wie ein gedämpftes Telefonat aus den 90ern – mit hörbaren Auswirkungen auf Verständnis und Antwortqualität.

Bitte prüfe deshalb:

  • Wird der Anruf in HD-Audio weitergeleitet?
  • Unterstützt Deine Anlage / Dein Trunk Codec G.722 (oder vergleichbare HD-Codecs)?
  • Ist HD-Voice in den Einstellungen Deiner Telefonanlage aktiviert?

Du bist Dir unsicher? Frag uns – wir helfen Dir beim Check.

Vorsicht: Rückwärts-Weiterleitungen & Endlosschleifen

Diesen Punkt vergessen viele und er führt fast immer zu Problemen, wenn er nicht bedacht wird:

Wenn der Bot später ein Gespräch zurück an die ursprüngliche Rufnummer weiterleiten soll, greift dort in der Regel erneut Deine eingerichtete Weiterleitung – und der Anruf landet wieder beim Bot. Es entsteht eine Endlosschleife.

Beispiel: Eine Arztpraxis hat eine zentrale Rufnummer, die jetzt zum Bot weitergeleitet wird. Wenn der Bot später Anrufer „zurück in die Praxis” weiterleiten soll, kann er nicht einfach dieselbe Hauptnummer als Weiterleitungs­ziel nutzen – der Anruf käme sofort wieder bei ihm an.

So vermeidest Du die Schleife:

  • Lege in Deiner Telefonanlage eine separate Rufnummer oder Nebenstelle an, die nicht auf den Bot weitergeleitet wird. Diese Nummer nutzt der Bot als Weiterleitungs­ziel.
  • Alternativ: Nutze in Deiner Anlage rufnummern­abhängige Weiterleitungen, sodass die Bot-Weiterleitung nur für eingehende Anrufe von außen greift, nicht für Anrufe vom Bot zurück ins Haus.

Praxis-Tipp: Plane die Ziel­nummer für eingehende Weiterleitungen vor dem Live-Schalten ein – nicht erst, wenn der erste Anrufer in der Schleife landet.

Mehr zu Weiterleitungen aus dem Bot heraus: Live-Aktionen – Direkte Weiterleitung · Vorzimmer-Weiterleitung.

Test, bevor Du produktiv schaltest

  1. Externer Anruf von einem Handy auf Deine Hauptnummer.
  2. Bot meldet sich mit Deiner Begrüßung.
  3. Stimme klar und verständlich? Wenn nicht: HD-Qualität prüfen.
  4. Ein Kollege ruft an und probiert ein typisches Szenario.

SIP-Anbindung statt Rufweiterleitung

Wenn Du die Anbindung tiefer integrieren möchtest – z. B. direkt per SIP-Trunk zwischen Deiner Anlage und Callbert – unterstützen wir Dich gerne. Das ist ein gutes Setup, wenn:

  • Du mehrere Standorte / komplexe Routing-Logik hast,
  • Du die Latenz so klein wie möglich halten willst,
  • Du HD-Qualität end-to-end garantieren willst.

👉 Anfrage zur SIP-Anbindung stellen

Best Practices

  • Erst Test-Nummer, dann Hauptnummer. Schalte die Weiterleitung zuerst auf eine wenig genutzte Nebenstelle, bevor Du Deine Haupt-Rufnummer umlegst.
  • HD vor allem. Eine schlechte Audio-Qualität ist die häufigste Ursache für „Der Bot versteht mich nicht.”
  • Backup-Plan bereithalten. Notiere Dir, wie Du die Weiterleitung schnell wieder zurückdrehst, falls etwas nicht passt.

Troubleshooting

  • „Anruf geht nicht zum Bot durch.” → Weiterleitungs­regel in der Anlage prüfen, Zielnummer (Callbert-Nummer) auf Tippfehler kontrollieren.
  • „Bot versteht Anrufer schlecht.” → Codec auf G.722 / HD prüfen.
  • „Anrufer hören Echo / Knacken.” → Liegt meist an der Telefon­anlage / dem Trunk. Wir schauen mit Dir gemeinsam drauf.
  • „Bot leitet zurück ins Haus – und der Anruf landet wieder beim Bot.” → Klassische Endlosschleife. Eine separate Nebenstelle/Rufnummer für Bot-Weiterleitungen anlegen oder rufnummern­abhängige Weiterleitungen in der Anlage konfigurieren (siehe Abschnitt oben).

Brauchst Du Hilfe?

Telefon­anlagen unterscheiden sich stark. Wenn Du nicht weiterkommst – frag uns. Bei der SIP-Anbindung helfen wir auf Wunsch direkt mit.

👉 Beratungstermin vereinbaren

Nächster Schritt

Vertraut machen mit den Begriffen rund um Voicebots: Glossar. Oder direkt rein in die Verfeinerung: Bot-Editor.