Webhooks

Das Wichtigste in Kürze

Mit einem Webhook schickt Callbert nach (oder vor) dem Gespräch automatisch eine Nachricht an eine von Dir hinterlegte Web-Adresse – den sogenannten Endpoint (also den Empfangs­punkt in einem anderen System). So landen z. B. Gesprächs­daten direkt in Deinem CRM oder lösen einen Mail­versand an einen dynamisch ermittelten Empfänger aus.

Voraussetzungen

• Bot ist angelegt; Tab Benachrichtigungen geöffnet.
• Du kennst den Endpoint, den Du ansprechen willst (z. B. HubSpot, Mailjet, eigene API).

Typische Use Cases

1. Daten ins CRM übertragen

Daten aus dem Gespräch (Name, Telefon, Anliegen, Wunsch­termin …) gehen automatisch ins CRM.

Für HubSpot ist in Callbert bereits ein Template hinterlegt, das Dir die meiste Arbeit abnimmt.

2. Dynamische E-Mails via Mailjet (oder anderer Mailversand-Dienst)

Über Standard-E-Mail kannst Du nur an feste Empfänger senden. Soll die Mail an einen Empfänger gehen, der aus dem Gespräch extrahiert wird (z. B. die E-Mail-Adresse, die der Anrufer nennt), nutzt Du einen Mailversand-Dienst wie Mailjet per Webhook.

3. Eigene Workflows

Jeder Workflow, der per HTTP angesprochen werden kann: Zapier, Make, eigenes Backend, ERP …

Konfiguration

In der Benachrichtigung legst Du fest:

• Endpoint-URL – wohin die HTTP-Nachricht geht.
• Authentifizierung – z. B. API-Key / Token, je nach Zielsystem.
• Zeitpunkt – vor oder nach dem Gespräch.
• Prompt – legt fest, welche Daten aus dem Gespräch extrahiert und an den Webhook übergeben werden. Als Default liegt ein Standard-Prompt vor.
• (Optional) Bedingung – nur Post-Call: nur ausführen, wenn z. B. eine bestimmte Information im Gespräch fiel. Siehe Bedingte Benachrichtigungen.

Inhalte aus dem Gespräch extrahieren

Der Prompt definiert, welche Felder der Bot aus dem Gespräch ziehen und an den Endpoint senden soll – z. B. Name, Telefonnummer, Anliegen, Wunsch­termin.

Beispiel-Prompt-Block:

Extrahiere folgende Felder aus dem Gespräch und übergib sie an den Webhook:
- name
- telefon
- email
- anliegen (kurz)
- wunschtermin (Datum / Uhrzeit)
- prioritaet (niedrig / mittel / hoch)
Wenn eine Information nicht erfasst wurde, gib für das Feld den Wert null zurück.

Best Practices

• Klein anfangen. Erst 3–4 Felder zuverlässig übergeben, dann erweitern.
• Endpunkte testen. Schick einen Test-Webhook an Dein Zielsystem, bevor Du produktiv gehst.
• Eindeutige Feld­namen. Verwende die Feld­namen, die Dein Ziel­system erwartet.
• Logging im Auge behalten. Wenn etwas nicht ankommt, ist meistens das Mapping oder die Authentifizierung schuld.

Troubleshooting

• „Im CRM kommt nichts an.” → Authentifizierung prüfen; im Ziel­system nach Fehler-Logs schauen.
• „Felder sind leer.” → Prompt schärfen, sodass der Bot die Infos aktiv erfragt. Ggf. Beispiel­dialoge im Prompt ergänzen.
• „Mail per Mailjet geht nicht raus.” → Mailjet-API-Key prüfen, Absender-Domain verifiziert?

Brauchst Du Hilfe?

Webhooks können je nach Ziel­system schnell technisch werden. Wenn Du nicht weiterkommst, richten wir das gerne gemeinsam mit Dir ein – siehe MCP & individuelle Integrationen.

Nächster Schritt

Wenn Du Benachrichtigungen nur unter bestimmten Bedingungen auslösen willst: Bedingte Benachrichtigungen.